Чрез Операции → CRM → Редакция на типове дейности… настройвате видовете дейности, които фирмата ви записва, например Телефонно обаждане, Посещение и Задача. Типът определя кои полета показва прозорецът на дейността, кои от тях са задължителни, как са групирани и кои документи се отпечатват. Всеки активен тип е елемент в Операции → CRM. Самите полета идват от Полета за дейност и са общи за всички типове. Как работят заедно частите на CRM, е описано в CRM.
Прозорецът Видове дейности
Изберете Операции → CRM → Редакция на типове дейности…. Прозорецът Видове дейности показва типовете с Име, Активен и Описание. В списъка винаги е вграденият тип Имейл (вижте CRM).
| Контрола | Какво прави |
|---|---|
| Филтър | Показва само типовете, чието име съдържа въведения текст. |
| Стрелка нагоре, стрелка надолу | Местят избрания тип в списъка. Елементите в Операции → CRM следват този ред. Редът се записва веднага. |
| Нова | Отваря прозореца Нов тип дейност. |
| Редакция | Отваря избрания тип. Двукратното щракване прави същото. |
| Изтриване | Изтрива избраните типове след „Желаете ли да изтриете тип дейност „Задача“?“ (вижте Изтриване на тип). |
| Импорт, Експорт | Зареждат тип от файл или записват избрания тип във файл (вижте Импорт и експорт). |
| Полета за дейност | Отваря прозореца Полета за дейност. |
| Затвори | Затваря прозореца. Менюто Операции → CRM се изгражда отново с активните типове. |
Създаване или промяна на тип
- Натиснете Нова или изберете тип и натиснете Редакция. Отваря се прозорецът Нов тип дейност или Редакция на типа дейност.
- Въведете името и настройките, добавете полетата и, ако отпечатвате дейности, документите.
- Натиснете Запис.
| Поле | Какво прави |
|---|---|
| Име: | Името на типа. То е елементът в менюто, заглавието на прозореца на дейността и Тип дейност в списъците. Задължително. |
| Активен | Показва типа в Операции → CRM и като дестинация в Трансформация на документи. Махнете отметката, за да спрете да ползвате тип: записаните му дейности остават и още могат да се редактират и отпечатват. Активирането на неактивен тип изисква Pro лиценз. |
| Описание: | Бележка, показана в списъка. |
| Изискване на партньор | Дейност от този тип не може да се запише без партньор. |
| Добавяне на време в операцията | Добавя Време: до датата в прозореца на дейността. Часът се отпечатва заедно с датата. |
| Полета | Полетата на типа с Етикет, Тип, Задължително и Име на група, в реда на прозореца. Бутоните добавят, редактират и изтриват поле и го местят нагоре или надолу (вижте Полета на тип). |
| Документи | Документите за печат с Разрешен и Име на шаблона (вижте Документи на тип). |
| Запис | Записва типа и документите му. |
| Запазване и нова | При нов тип: записва го и започва следващия, с последното име в Име: за промяна. |
| Запазване като нова | При съществуващ тип: записва промените като копие със същите полета и документи. Оригиналният тип остава какъвто е бил. Копие на Имейл е обикновен тип. |
| Отказ | Затваря прозореца, без да записва типа и промените в документите му. |
Полета на тип
- Изберете реда, след който принадлежат новите полета, и натиснете Добавяне на поле (бутона с плюс). Отваря се прозорецът Полета за дейност.
- Изберете едно или няколко полета и натиснете ОК. За поле, което още не съществува, натиснете там Ново (вижте Полета за дейност).
- За всяко поле се отваря прозорецът Добавяне на поле с етикета и вида на полето в заглавието. Задайте опциите и натиснете Запис. Отказ пропуска това поле.
Поле, което типът вече има, не се добавя втори път. За да промените поле по-късно, изберете го и натиснете Редакция на поле или щракнете двукратно върху него. Новото поле получава името на групата на избрания ред.
| Опция | Какво прави |
|---|---|
| Замяна на етикета: | Друг етикет само за този тип. Например общото поле Следващ контакт може да е Краен срок в Задача. Празно използва етикета на полето. |
| Име на група: | Последователни полета с едно и също име на група се показват под удебелено заглавие с това име. |
| Задължително | Дейността не може да се запише, докато полето е празно. Етикетът се показва удебелен. |
| Стойност по подразбиране: | Стойността, с която започва нова дейност. Редакторът съответства на вида на полето: списък с (без стойност по подразбиране) за падащо меню, отметка за Да / Не, дата за поле с дата. |
| Редакция на типа поле | Затваря този прозорец и отваря самото поле в Редакция на поле. Промените там важат за всеки тип с това поле. Ако сте добавяли полето, то не се добавя: добавете го отново след това. Вижда се само с правото Редакция на Редакция на полета за дейност. |
Изтриване на поле премахва полето само от този тип. Записаните дейности пазят стойността му, но прозорецът и документите на този тип вече не я показват. Придвижване нагоре и Придвижване надолу сменят реда. Полетата на вградения тип Имейл могат да се променят и местят, но не и да се изтриват.
Документи на тип
Документът е бланка за печат на дейностите, например отчет за посещение, който клиентът подписва. Тук му давате име, а видът му се оформя в Документни шаблони. Един документ може да служи на няколко типа.
- Натиснете Нов шаблон на документ. В прозореца Редакция на шаблон на документ въведете Име на шаблона: и натиснете Запис. Документът е разрешен за този тип.
- Запишете типа.
- Изберете Редакция → Документни шаблони и отворете CRM – Отчет за посещение, с въведеното от вас име. Той започва от вградения вид на дейност: името на типа, номера и датата, вашата фирма, партньора, стоката със серийния ѝ номер и забележката.
- Добавете полетата на дейността в Дизайнера на документи: в Източник на текст: на Текстово поле те са с етикета си от Полета за дейност. Замяната на етикета в типа не променя това име.
| Контрола | Какво прави |
|---|---|
| Разрешен | Щракнете клетката, за да включите или изключите документа за този тип. Списъкът показва всички документи, и тези на другите типове. |
| Име на шаблона | Името на документа. Червен ред с „(липсва: …)“ означава, че записаният му вид използва полета, които този тип няма. При Запис програмата ги изброява под „Следните активирани документи използват полета, които не съществуват в този тип дейност:“ и пита „Запазване все пак?“. |
| Редакция на документен шаблон | Преименува документа. Записаният му вид се преименува заедно с него. Ако вече има вид с новото име, програмата отказва: „Персонализиран шаблон на документ с име „…“ вече съществува. Моля, изберете друго име, за да избегнете презаписването му.“ |
| Изтрийте документа за постоянно | Пита „Изтриване на документа „…“ за постоянно? Той ще бъде премахнат от всички видове дейности, които го използват.“ и изброява другите типове, които го ползват. Документът изчезва, когато запишете типа. |
За да се отпечата дейност, типът ѝ трябва да има поне един разрешен документ. При няколко потребителят избира кои да отпечата (вижте Повторен печат на CRM дейности).
Импорт и експорт
Експорт записва избрания тип с полетата му и имената на документите му във файл .json. Импорт зарежда такъв файл, например за да копирате тип в друга база данни.
- Поле със същия етикет и вид като съществуващо поле не се създава отново: използва се съществуващото.
- Ако има тип със същото име, програмата пита „Тип дейност с име „Посещение“ вече съществува!“: Замяна заменя този тип, Импорт като нов добавя типа с „(imported)“ след името, Отказ спира.
- Накрая програмата показва колко полета и документи са създадени или използвани повторно, както и предупрежденията.
Файлът не съдържа видовете на документите. Предупреждение казва кога документ няма вид в тази база данни. Копирайте вида чрез Документни шаблони. Файл от друг вид дава „Избраният файл не съдържа валиден пакет с тип дейност!“.
Изтриване на тип
Изберете типа и натиснете Изтриване. За няколко типа въпросът е „Желаете ли да изтриете избраните 2 типа дейности?“.
| Случай | Съобщение |
|---|---|
| Типът има записани дейности | „Типът дейност „Посещение“ не може да бъде изтрит, защото се използва.“ Вместо това махнете Активен. |
| Вграденият тип Имейл | „Типът дейност „Имейл“ е вграден тип и не може да бъде изтрит. Вместо това можете да го деактивирате.“ |
Права за достъп
Правата се задават в Редакция → Администриране → Права за достъп…, под Операции → CRM.
| Право | Какво разрешава | Не е разрешено по подразбиране за |
|---|---|---|
| Редакция на типове дейности… | Елемента в менюто, с Нова, Редакция, Изтриване, Импорт и Експорт като отделни права. | Оператори |
| Редакция на полета за дейност | Бутона Полета за дейност, с Ново, Редакция и Изтриване като отделни права. | Оператори |
Решаване на проблеми
| Проблем | Решение |
|---|---|
| „Моля, въведете име за типа дейност.“ | Попълнете Име:. |
| „CRM дейностите изискват Pro лиценз! За да активирате тази дейност, моля, закупете Pro лиценз.“ | Активирането на неактивен тип изисква Pro лиценз. |
| Записан тип липсва в Операции → CRM | Отметнете Активен. Проверете и дали потребителят ви има правото на типа под CRM. |
| Бутонът Полета за дейност липсва | Потребителят ви няма Редакция на полета за дейност. |
Често задавани въпроси
Какво става със записаните дейности, когато променя тип?
Те следват типа, когато ги отворите или отпечатате: ново поле показва стойността си по подразбиране или остава празно, изтрито поле вече не се показва, а нов ред или група важат веднага. Записаните им стойности не се променят.
Могат ли два типа да ползват едно поле?
Да. Поле от Полета за дейност може да е в произволен брой типове, със собствена замяна на етикета, група, задължителност и стойност по подразбиране във всеки. Търсенето по етикета му в Редакция на CRM дейности намира дейностите на всички типове, които показват полето с този етикет.