Оферта

Офертата е ценовото предложение, което давате на клиент преди продажбата: стоките, количествата, цените и отстъпките, които предлагате. Записът на оферта не променя наличностите и не записва плащане, приход или разход. Когато клиентът приеме, трансформирате офертата в Поръчка, Проформа фактура или Продажба, без да въвеждате нищо отново.

Как се използват офертите

1. Направете офертата за клиента и я отпечатайте или експортирайте от прегледа за печат.
2. Променяйте я, докато клиентът решава, в Редакция на оферта. Номерът остава същият.
3. Когато клиентът приеме, трансформирайте я в следващия документ (вижте Трансформиране на офертата). Наличностите се променят само когато този документ е продажба.
4. Анулирайте отказаните оферти или ги оставете: отворената оферта не влияе на наличностите и на парите.

Отваряне на прозореца Оферта

Изберете Операции → Мениджмънт → Оферта или натиснете Ctrl+F8. Ако потребителят ви няма права за тази точка от менюто, програмата показва „Не е разрешено отварянето на екрана за оферта!“.

Попълване на заглавната част

Във всяко поле въведете име или код и натиснете Enter или отворете списъка с F4, двойно щракване в полето или бутона ….

Поле	Какво се въвежда
Партньор	Клиентът, който получава офертата. Продажните цени следват ценовата група на партньора. Ако партньорът е освободен от ДДС, документът също става без ДДС.
Обект	Обектът, който прави офертата. Ценовата му група също може да влияе на цените. Наличностите му не се променят.
Потребител	Потребителят, който отговаря за офертата. Попълва се влезлият потребител. Промяната му изисква правото Редакция на потребител (в Операции), което операторите по подразбиране нямат.
Дата	Датата на офертата. Попълва се днешната дата. Промяната ѝ изисква правото Редакция на дата (в Операции), което операторите по подразбиране нямат.

Добавяне на стоки

1. В колоната Стока въведете името, кода или баркода на стоката и натиснете Enter. За избор от списък натиснете F4 или щракнете двукратно в клетката.
2. В колоната Кол. въведете количеството и натиснете Enter.
3. В колоната Прод. цена проверете или променете цената и натиснете Enter. Enter минава през останалите колони за редакция и след последната отваря нов ред.
4. За да изтриете текущия ред, натиснете Ctrl+Delete.

Количеството не се проверява спрямо наличността, така че можете да предлагате и стоки, които още нямате. Офертата няма партиди: в нея няма колони за партида, сериен номер, срок на годност, дата на производство и местоположение на партида. Колоните Отстъпка % и Отстъпка стойност се показват, когато в Други → Настройки… → Операции е включено Разрешени процентни отстъпки или Разрешени отстъпки по стойност. Ценовите правила могат да променят цените и отстъпките, докато въвеждате редовете.

Сборовете Сума:, ДДС: и Общо: се виждат горе вдясно. Ако махнете отметката до ДДС:, след потвърждение цялата оферта става без ДДС.

Бутони

Бутон	Какво прави
Запис (F9)	Записва офертата (вижте Запис и печат).
Изчистване	Менюто му съдържа Изтриване на текущия ред и Изтриване на всички редове.
Затвори	Затваря прозореца. Ако има незаписани редове, програмата пита „Изход без запис на офертата?“.
Добавяне на отстъпка (Ctrl+Shift+D)	Разпределя по редовете процентна отстъпка или отстъпка по стойност за цялата оферта. Показва се при същите условия като колоните за отстъпка.
Добавяне на ДДС / Изваждане на ДДС	Преизчислява всички въведени цени, както в Продажба. След щракване бутонът сменя действието си, така че можете да върнете промяната.
Импорт	Зарежда редовете със стоки от файл, както в Проформа фактура. Показва се само когато има налични модули за импорт.
Действия	За нова оферта съдържа Запазване и трансформиране (вижте Трансформиране на офертата).
Изглед	Допълнителни свойства… избира допълнителните свойства на документа, а Контекстни панели… – панелите, показани с него. Вижда се само от потребители с правата Промяна на допълнителните свойства или Промяна на контекстни панели, които операторите нямат по подразбиране.
Забележка, Допълнителни свойства	Раздели до заглавната част за забележка и допълнителни свойства на документа. Забележката се отпечатва в офертата.

Запис и печат

1. Натиснете F9 или бутона Запис. Програмата пита „Желаете ли запис на операцията?“.
2. Натиснете ОК, за да запишете, или Запис на чернова, за да запазите недовършена оферта като чернова.
3. Ако печатът е наличен, програмата пита „Желаете ли да отпечатате оферта?“. Да отваря прегледа за печат, откъдето отпечатвате офертата или я експортирате, например в PDF. Запомни избора и не ме питай повече. запомня отговора. Въпросът зависи от Печат на документи: в Други → Настройки… → Отпечатване.

След това прозорецът се изчиства за следващата оферта. Отпечатаната оферта съдържа вашата фирма и банковите ѝ данни, клиента, редовете с код, стока, мярка, количество, цена и сума, сборовете, общата сума с думи и забележката. За да я отпечатате отново по-късно, използвайте Повторен печат на оферта.

Черновата получава номер едва при записа и се вижда в Справки → Чернови…. Изберете я там и използвайте Действия → Редакция, за да продължите: прозорецът тогава се казва „Редакция на чернова на оферта“.

Трансформиране на офертата

Трансформацията създава следващия документ от редовете на офертата. Самата оферта не се променя, освен ако не изберете да я анулирате.

Офертата става	Кога	Наличности и пари
Поръчка	Клиентът поръчва, но стоката се доставя по-късно.	Без промяна.
Проформа фактура	Клиентът плаща предварително.	Без промяна.
Продажба	Предавате стоката сега.	Наличността намалява и плащането се записва при записа на продажбата.

• Нова оферта: натиснете Действия → Запазване и трансформиране и потвърдете „Желаете ли да запазите и трансформирате операцията?“. Офертата се записва без въпроса за запис, след което се отваря прозорецът за избор на дестинация.
• Записани оферти: използвайте Операции → Трансформация на документи… (Ctrl+T) или изберете една или няколко оферти в прозореца Оферта – избор на документ и натиснете Действия → Трансформиране на избраните документи. Няколко оферти стават един документ.

В прозореца Трансформация – избор на дестинация изберете вида на документа и натиснете ОК. За записана оферта можете да отметнете и Анулиране на документа източник, Използване на датата от документа източник и Използване на цени от документа източник. Без последната опция редовете получават текущите цени на стоките. Новият документ се отваря с попълнените редове: проверете го и го запишете там. Трансформирането изисква правото Трансформиране на необработени операции, което операторите по подразбиране нямат. Вижте Трансформация на документи.

Решаване на проблеми

Проблем	Решение
„Това е безплатна версия на операция Оферта! За да запишете операцията, моля, закупете лиценз.“	Активирайте лиценз за IncoPOS. Безплатната версия не може да записва оферти.
„Не е разрешено отварянето на екрана за оферта!“	Помолете администратор да разреши Оферта за вашия потребител в Редакция → Администриране → Права за достъп….
„Нямате валидни редове в офертата!“	Добавете поне една стока с количество.
„Нямате права да трансформирате необработени операции!“	Помолете администратор да разреши Трансформиране на необработени операции за вашия потребител.

Често задавани въпроси

Запазва ли офертата стоките?

Не. Офертата не променя и не запазва наличността и други документи могат да продадат същите стоки.

Каква е разликата между оферта и проформа фактура?

И двете са документи за клиента, които не променят наличностите. Проформа фактурата се използва, за да поискате плащане предварително, и в печата ѝ има и данъчните номера на двете страни. Офертата само предлага стоките и цените.

Свързани страници

• Редакция на оферта (Редакция → Документи → Мениджмънт → Оферта…)
• Повторен печат на оферта (Редакция → Повторен печат на документи → Мениджмънт → Оферта…)
• Поръчка
• Трансформация на документи
• Мениджмънт (справки, Справки → Мениджмънт → Оферти…)