Прозорецът Резервационни настройки настройва как работят прозорците за резервации: кои обекти са стаи и от какъв тип, тарифите и техните цени, пакетите, добавяни към всяка нощувка, стоките за депозит и хранения, интервала на таксуване и полетата за гостите. Настройките се пазят в профили, така че различни работни станции в една база данни могат да работят с различни настройки.
Настройте хотел в този ред: стаите като обекти с таг за типа им, след това типовете стаи, тарифите, пакетите, депозитите и храненията.
Отваряне на резервационните настройки
- Изберете Редакция → Администриране → Резервационни настройки…. При тип бизнес Хотел командата е и в лентата с инструменти по подразбиране. Прозорецът се отваря само когато няма отворени табове: „Преди да редактирате настройките, всички табове трябва да бъдат затворени. Желаете ли всички табове да бъдат затворени?“ ги затваря с Да.
- В прозореца Резервация натиснете Настройки. Бутонът се вижда само от потребители с право за Резервационни настройки… и също иска затваряне на табовете.
- Когато към резервация се добавя Депозит, а стоките за депозит липсват, съобщението предлага „Желаете ли да отворите резервационните настройки сега?“ на потребителите с това право. Да отваря прозореца с вече отворени Настройки на депозит.
Профили
Всеки таб на прозореца е профил. Профилите се записват в базата данни. Всяка работна станция използва профила, чийто таб е отворен при натискане на Запис, и този таб е отбелязан с Текущ. Когато още няма записан профил, прозорецът предлага един с име По подразбиране.
- За нов профил отворете таба Добавяне на нов профил и въведете Име:.
- Изтриване премахва профила веднага, след въпроса „Сигурни ли сте, че желаете да изтриете този профил? Ако работна станция го използва, тя ще започне да работи с настройките по подразбиране.“ Когато се изтрие последният профил, на мястото му се появява нов таб По подразбиране.
- Запис записва всички табове и отказва таб без име със съобщението на английски „Please enter a name for that profile“. Отказ отменя промените в табовете и в отворените от тях прозорци, освен цените на тарифите, настройките на тарифи и изтритите профили, които се записват веднага.
Прозорците за резервации четат профила, когато се отварят, затова табовете се затварят първо.
Общ
| Поле | Какво прави |
|---|---|
| Име: | Името на профила, показано на таба му. |
| Име на обекта (единствено число): и Име на обектите (множествено число): | Как прозорците за резервации наричат наетото място, по подразбиране стая и стаи. Щракнете върху името и въведете Персонализирано име:, например апартамент или корт. Празно име връща това по подразбиране. Новото име се появява в бутоните, колоните и съобщенията, например Типове стая… става Типове апартамент…. |
| Интервал на таксуване: | Дневно: сметката има ред за всяка нощувка. Почасово: ред за всеки час, а времената на пристигане и напускане са винаги включени. |
| Разрешаване на време на пристигане и напускане | Показва Време на пристигане и Време на напускане в прозорците за резервация и блокиране. Без отметката дневната резервация има само дати. |
| Време на пристигане по подразбиране: и Време на напускане по подразбиране: | Часовете, с които започва нов ред на резервация, по подразбиране 14:00 и 12:00. Достъпни са, когато времената са разрешени. |
| Разрешен брой на възрастни | Показва колоната Възрастни в резервацията. Тогава Резервационен план показва гостите и максимума на всяка стая, например 2/2, като го откроява, когато в стаята има повече възрастни от максимума. |
| Разрешен брой на деца | Показва колоната Деца в резервацията. |
Типове стаи
Типът стая е таг за обекти, например Стандартна двойна, и всеки обект с този таг е стая от този тип. Добавете таговете към стаите в Редакция → Обекти…. Обектите без таг за тип стая не са стаи за прозорците за резервации.
- Натиснете Типове стая…. Отваря се прозорецът Редакция на типове Стая.
- Натиснете Изберете, кои тагове за обекти да използвате като типове стая. В прозореца Избор на таг за обекти отметнете таговете. Нов създава таг там.
- В Макс. възрастни въведете колко възрастни побира стая от този тип (1 за нов избран тип). Обект с Максимален капацитет: използва своята стойност.
- Натиснете ОК, след това Запис в Резервационни настройки.
Тарифи
Тарифата е ценоразписът, по който се таксува редът на резервацията, например Само нощувка и Нощувка със закуска. Всяка тарифа използва стока, която е редът на всяка нощувка в сметката, и има цена за всеки тип стая. Първо създайте стоките, обикновено с Такса или услуга (вижте Добавяне, редактиране и изтриване на стоки).
| Колона | Какво прави |
|---|---|
| Тарифа | Името, което се избира в резервацията. Трябва да е уникално. |
| Стока за използване | Въведете име, код или баркод или щракнете двукратно, за да изберете от стоките. Всяка тарифа има нужда от своя стока. |
| <тип стая> тарифа, например Стандартна двойна тарифа | Цената на една нощувка (или час) в стая от този тип. Започва с продажната цена на стоката. Щракнете двукратно, за да отворите настройките на тарифи за тази тарифа и тип стая. |
За да изтриете ред, натиснете Ctrl+Delete и потвърдете „Сигурни ли сте, че желаете да изтриете тази тарифа?“. ОК отказва ред с име без стока или със стока без име („Моля, изберете имена за всички тарифи!“, „Моля, изберете стока, която да се използва за всяка тарифа!“) и повторени имена или стоки. Празните редове отпадат.
ОК записва всяка цена, която се различава от продажната цена на стоката, като ценово правило за операции резервация с име „Задаване на цена за тарифа Само нощувка и тип стая Стандартна двойна“ и обновява правилото, когато цената се промени. Тези правила се записват веднага и се виждат в Ценови правила. При изтриване на тарифа правилата ѝ остават там.
Настройки на тарифи
Настройки на тарифи… отваря Ценови правила за настройка на тарифи: прозореца за ценови правила само с правилата за операции резервация, включително цените по-горе. Два списъка го филтрират: Всеки тип стая и Която и да е тарифа. Правило, създадено с Нов, получава избраните тип стая и тарифа като условия и в него може да се отметне само операцията Резервация. Отворен от клетка с цена, прозорецът е ограничен до тази тарифа и тип стая, а клетката взима новата цена при затварянето му.
Всяка нощувка от резервацията се таксува като продажба със своя дата, затова правило с условие Дата или Дни от седмицата променя само нощувките в този период, например по-висока цена през уикенда или цена за сезона.
Пакети
Пакетът добавя стоки към всяка нощувка на резервациите с неговата тарифа, например закуска за всеки възрастен при Нощувка със закуска. Пакети… отваря списъка Пакети с Нов, Редакция и Изтриване („Желаете ли да изтриете пакет „Закуска“?“). Затвори пази промените до Запис на профила.
Редакция на пакет
| Поле | Какво прави |
|---|---|
| Име: | Името в списъка Пакети. Задължително: „Името на пакета не може да бъде празно!“ |
| Прилагане за всички тарифи или Прилагане за тарифа: | Резервациите, които получават пакета: всички или само редовете с избраната тарифа. |
| Добавяне на сумата към тарифата | Стоките се таксуват над цената на тарифата. |
| Изваждане на сумата от тарифата | Цената на нощувката се намалява със сумата на стоките, така че гостът плаща цената на тарифата, а стоките се виждат отделно, например закуска, включена в цената на стаята. Нищо не се изважда, когато стоките струват колкото тарифата или повече. |
| Стока | Стоката, която се добавя. Щракнете двукратно, за да изберете. Нужна е поне една: „Моля, добавете поне една стока към пакета!“ |
| Кол. | Количеството за всяка нощувка. |
| Множител на количество | Щракнете двукратно, за да изберете в Избор на множител на количество: x 1 (веднъж за стая), За възрастен (по броя на възрастните, 1 когато не е въведен) или За дете (по броя на децата, 0 когато не е въведен). |
| Цена | Цената на стоката в сметката. Започва с продажната цена на стоката. |
| Приложение | Щракнете двукратно, за да отметнете в Избор кога да се добави стоката: При пристигане, По време на престоя и При заминаване, показани като При, Престой и Зам. Нов ред има При и Престой. При дневен интервал на таксуване денят на пристигане получава стоките с При, нощувките между тях тези с Престой, а денят на заминаване тези със Зам, затова закуската обикновено е Престой и Зам. При почасов интервал колоната не се използва. |
За да изтриете ред със стока, натиснете Ctrl+Delete. Редовете без стока отпадат при ОК.
Депозити
Депозитът, получен в резервация, се записва с две стоки, избрани в Депозити… (Настройки на депозит):
| Поле | Какво прави |
|---|---|
| Стока за депозит по подразбиране: | Стоката на продажбата, която получава депозита. Трябва да е Такса или услуга и да не е отстъпка: „Моля, изберете стока-услуга, която да бъде използвана за депозити.“ |
| Стока за отстъпка в депозити: | Стоката на втората продажба, която приспада същата сума, така че депозитът не увеличава общата сума на резервацията. Трябва да има Отстъпка: „Моля, изберете стока-отстъпка, която да бъде използвана за депозити.“ |
Двете стоки трябва да са в една ДДС група, защото попадат в една сметка. Когато в помощника за настройка се избере тип бизнес Хотел, програмата създава стоките Депозит и Отстъпка при депозит и ги избира тук. Без тях Депозит в резервацията спира със „Стока за депозит по подразбиране е необходима, за да добавите депозит!“ или „Нужна е стока за отстъпка в депозити, за да можете да добавите депозит!“.
Хранения
Хранения… (Настройки на хранения) избира стоките, които се броят като хранения в Справки → Резервация → Хранения по дати…: Стока за закуска:, Стока за закуска на деца:, Стока за обяд:, Стока за обяд за деца:, Стока за вечеря: и Стока за вечеря за деца:. Справката ги брои в резервациите, така че кухнята знае колко хранения да приготви всеки ден. Добавете ги към резервациите с пакет. Всяко поле може да остане празно. Име, което не е стока, се отказва, например „Моля, изберете валидна стока, която да бъде закуска.“
Карта за настройка Видове тарифи
При тип бизнес Хотел панелът Първи стъпки на главния прозорец (когато няма отворен прозорец) и табът Търсене показват карти за настройка. След картата за стаите (Настройте хотелските си стаи), която създава стаите и типовете им, се появява картата Видове тарифи (Настройте хотелските си тарифи), докато текущият профил има типове стаи и няма тарифи. Бутонът ѝ Настройка отваря прозореца Видове тарифи.
- Брой тарифи: (от 1 до 10, по подразбиране 3) задава колко тарифи да се създадат. Те се казват Стандартна, Уикенд, Празник и т.н., като всяко име може да се промени.
- Въведете цената на всеки тип стая в полето му <тип стая> тарифа:. Тарифа без име и без цени се пропуска. Всяка друга има нужда от уникално име и поне една цена: „Моля, въведете поне една цена за всеки тип тарифа!“
- Запис създава стока-услуга за всяка тарифа с първата ѝ цена като продажна цена, записва другите цени като ценови правила и записва профила. Картата изчезва. Следващите промени се правят в Тарифи.
Таб Резервации в настройките
Табът Резервации в Други → Настройки… определя как изглеждат и печатат прозорците за резервации:
| Настройка | Какво прави |
|---|---|
| Начин на разпределение: | Подредбата на стаите в Резервационен план. Нова… създава разпределение с име, така че друга работна станция да има различен план. Премахване изтрива избраното разпределение след въпрос; По подразбиране не може да се премахне. |
| Стъпка при движение на стаи: | Стъпката (от 1 до 30), с която се мести стая при подреждане на Резервационен план. |
| Честота на опресняване на статуса на стаи: | Колко често Резервационен план и Резервационен лист четат отново статусите на стаите, от 2 до 30 секунди. |
| Комбиниране на стоки при печат на Потвърждение за резервация | Печата редовете с една и съща стока и цена за една стая като един ред с общото количество, например един ред за 5 нощувки. |
| Комбиниране на стоки при печат на Сметка за резервация | Същото за Сметка за резервация. |
Права
Резервационни настройки… в Права за достъп (под Редакция → Администриране) не е разрешено по подразбиране за ниво Оператор. Без това право командата от менюто и бутонът Настройки в прозореца Резервация са скрити, а съобщението за депозит не предлага отваряне на настройките.
Отстраняване на проблеми
| Проблем | Решение |
|---|---|
| Стая не може да се избере в резервация. | Дайте на обекта тага на тип стая в Редакция → Обекти… и проверете, че тагът е отметнат в Типове стаи. |
| В Редакция на тарифи липсват колоните с цени. | Първо изберете типовете стаи. |
| Записана резервация още показва старата цена или стария пакет. | Редовете на сметката се изграждат, когато се промени ред на резервацията: датите, стаята, типът стая, тарифата или гостите. Променете реда, за да се изградят отново. |
| Друга работна станция не използва новите настройки. | Тя използва своя текущ профил. Отворете там Резервационни настройки, отворете таба на профила и натиснете Запис. |
| „Моля, изберете стока-услуга, която да бъде използвана за депозити.“ | Отметнете Такса или услуга в стоката и не отмятайте Отстъпка. |
Често задавани въпроси
Как да включа закуската в цената на стаята?
Създайте тарифа, например Нощувка със закуска, с пълната цена и пакет за нея със стоката за закуска, За възрастен и Изваждане на сумата от тарифата. Гостът плаща цената на тарифата, сметката показва нощувката и закуската поотделно, а закуската се брои в справката за хранения, когато е избрана в Стока за закуска:.
Могат ли два хотела в една база данни да имат различни типове стаи и цени?
Да. Създайте профил за всеки и го запишете като текущ на работните станции на съответния хотел. Цените са ценови правила, затова дайте на всеки хотел свои стоки за тарифите.
Къде да променя цена за определен период?
В Настройки на тарифи: създайте ценово правило за тарифата и типа стая с условие Дата.