Hotel Link

Hotel Link прехвърля продажба от ресторант или бар към сметката на хотелски гост. Касиерът плаща продажбата с тип на плащане за стаи, избира резервацията на госта и IncoPOS изпраща продажбата на хотелската система, която я добавя към сметката на госта. Hotel Link работи с Clock PMS+, Creato Solutions, Fidelio / Opera M87, Mews Systems, Protel и резервациите в самия IncoPOS. Всяка от тях е отделен тип процесор, който добавяте от Редакция → Плащания → Процесори на разплащания…. Hotel Link изисква Pro лиценз. Общите полета на всички типове са описани в Добавяне, редакция и изтриване на процесори на разплащания.

Преди да започнете

• Pro лиценз. Прозорецът показва „Изисква Pro лиценз“ до типа, в зелено, когато лицензът е наличен, и в червено, когато не е.
• Тип на плащане за прехвърляне към стая, например „Към стаята“, добавен в Типове плащания. Към хотелската система отиват само плащанията с типовете, избрани в процесора. Използвайте тип, който не служи за нищо друго.
• Данните за достъп до хотелската система: API адрес и ключове или адрес и порт на интерфейса. Поискайте ги от доставчика на хотелската система. За Mews и Clock PMS+ в хотелската система трябва да има и услугите, обектите или шаблоните за таксуване, към които отиват продажбите.
• За копията на бележката за подпис от госта: устройство с избрано Печат на клиентски поръчки в Устройства.

Настройка на хотелска система

1. Изберете Редакция → Плащания → Процесори на разплащания… и натиснете Нов.
2. В Тип на процесора: изберете типа Hotel Link на вашата хотелска система, например Hotel Link – Protel.
3. Въведете Име: и изберете типа на плащане за стаи в Тип на плащане:. С бутона … можете да изберете няколко типа.
4. Попълнете полетата на хотелската система. Разделите по-долу ги описват за всяка система.
5. За Clock PMS+, Fidelio / Opera M87 и Mews натиснете бутоните под полетата и изберете къде в хотелската система отиват продажбите. Прозорците четат списъците от хотелската система с въведените данни за достъп.
6. Натиснете Запис. За Clock PMS+, Creato Solutions и Mews програмата първо се свързва с хотелската система и не записва процесора, ако настройките не работят.

Тези полета са еднакви за всички хотелски системи:

Поле	Какво прави
Тип на плащане:	Задължително. Плащанията с тези типове отварят търсенето на резервация и отиват към хотелската система. Плащанията с други типове не се засягат.
Копия на бележки:	Колко копия на бележката се печатат за подпис от госта след прехвърлянето. По подразбиране са 2, а 0 не печата нищо. Печатат се само на устройство с Печат на клиентски поръчки.

Можете да добавите няколко хотелски процесора, например за два хотела, всеки със свой тип на плащане.

Clock PMS+

Поле	Какво прави
Базов API Url:	Базовият API адрес на хотела във вида https://сървър/base_api/число/число. По-дълъг адрес, копиран от Clock PMS+, се съкращава до тази част. Всеки друг адрес спира записа с „Моля, въведете валиден Clock PMS+ базов API адрес!“.
API user:, API key:	API данните за достъп от Clock PMS+.
Съответствие на стокови групи към шаблони за таксуване	Отваря прозореца за съответствие с шаблоните за таксуване на хотела. Шаблон по подразбиране е задължителен.

Касиерът може да търси по стая, гост, ключ, компания или събитие. Продажбата отива в основното фолио на резервацията или във фолиото на компанията или събитието, по едно таксуване за всеки ред с името на стоката, „Поръчка №номер от обект„, количеството, цената с ДДС, основната валута и приходната група, категорията и данъчния код на шаблона за групата на стоката. Основната валута трябва да има име във Валути. Грешките, върнати от Clock PMS+, се показват след „Грешка от хотелската система:“.

Creato Solutions

Поле	Какво прави
API ID:	Property ID на хотела в Creato Solutions.
API Token:	API токенът от Creato Solutions.

При запис програмата проверява ID и токена в Creato Solutions. Касиерът може да търси по стая, гост, събитие или компания. Търсенето по стая и по гост търси в списъка със стаи на Creato Solutions. При избор на стая програмата веднага проверява фолиото и госта, така че при затворено фолио се показва „Резервацията не може да бъде намерена!“, преди продажбата да е записана. Редовете отиват към стаята, събитието или компанията като услуги с групата, стоката, количеството, цената, стойността, ставката на ДДС и бележката „Продажба №номер от обект„.

Fidelio / Opera M87

Поле	Какво прави
Поле за адрес	Адресът на интерфейса на Fidelio или Opera. Полето няма надпис; то е първото поле след Тип на процесора:.
Порт:	Портът на интерфейса. Новият процесор започва с 5009.
Item group to sales itemizers mapping	Отваря прозореца за съответствие като Item Group to Sales Itemizers Mapping с разделите (itemizers) от 1 до 8. Групите без избран раздел отиват в раздел 1.

Касиерът търси по стая. Програмата изпраща сумата на продажбата, разделена в 8-те раздела, с номера на продажбата, оператора и броя на хората, а след това и копие на сметката като текст за хотелската система. Ако интерфейсът спре да отговаря по време на търсене, програмата показва „Системата на хотела не реагира.“. Отказ от хотелската система се показва като „Грешка в хотелската система: текст„.

IncoPOS вътрешни резервации

Типът Hotel Link – IncoPOS вътрешни резервации прехвърля продажбата към резервация от Резервация → Резервация в същата база данни. Той няма собствени полета. Касиерът търси по стая, което сравнява имената на обектите, или по гост. Намират се само резервациите със статус Настанен днес.

Продажбата се добавя към резервацията като допълнителна услуга, а сумата на плащането става 0, така че гостът я плаща с резервацията. Анулирането на продажбата я премахва и от резервацията.

Mews Systems

Поле	Какво прави
Access token:	Токенът за достъп, който Mews дава за интеграцията на хотела с IncoPOS.
Услуга от хотелската система, използвана за продажби	Отваря Избиране на услуга от хотелската система за използване при продажби. Изберете услугата в Mews, например ресторанта, в Услуги: и натиснете Запис.
Hotel system outlet used for external sales	Отваря прозорец с обектите (outlets) на хотела. Изберете обекта за продажбите, платени на място, в Outlets: и натиснете Запис.
Съответствие на стокови групи към счетоводни категории	Отваря прозореца за съответствие със счетоводните категории на Mews. Изберете Категория по подразбиране:: редовете на продажбите отиват в Mews с тази категория.

И трите избора са задължителни. При запис програмата проверява и дали Mews има основната валута на IncoPOS: „Валутата по подразбиране в IncoPOS не е дефинирана в хотелската система!“ означава, че името на валутата във Валути не е сред валутите на хотела.

Касиерът търси по стая или гост. Гостите от списъка за плащане в брой (cash list) на Mews не могат да бъдат таксувани. Продажбата отива към госта като поръчка към избраната услуга, по един ред за всяка стока.

С процесор за Mews управителските отчети за края на деня в Редакция на отчети за край на деня могат да изпълняват и Изпращане на продажби, платени на място, към Mews. Действието изпраща към избрания обект продажбите на обекта, които не са прехвърлени към хотел и още не са в управителски отчет за края на деня, заедно с плащанията им.

Protel

Поле	Какво прави
Поле за адрес	Адресът на интерфейса на Protel. Полето няма надпис; то е първото поле след Тип на процесора:.
Порт:	Портът на интерфейса на Protel.

Касиерът може да търси по стая, гост или ключ. Protel съобщава кои резервации са блокирани за трансфери и какъв е кредитният им лимит. Продажбата се изпраща с редовете, масата и плащанията си, а сумата за стаята отива към избраната резервация.

С процесор за Protel управителските отчети за края на деня могат да изпълняват и Изпращане на продажби, платени на място, към Protel. Действието изпраща към Protel останалите продажби на обекта, групирани по стокова група и ДДС група, с плащанията им.

За печат на касова бележка за всяка фактура, отпечатана в Protel, вижте сървъра Касови бележки на Protel.

Съответствие на стоковите групи

Прозорецът за съответствие казва на хотелската система къде отива всяка стокова група: шаблон за таксуване в Clock PMS+ или раздел във Fidelio / Opera. За Mews изберете категория по подразбиране, вижте Mews Systems. Заглавието му е Съответствие на стокови групи към счетоводни категории, а за Fidelio / Opera Item Group to Sales Itemizers Mapping.

1. Изберете Категория по подразбиране:. Тя важи за всяка група без собствена категория.
2. За да изпратите група другаде, щракнете клетката ѝ в Избрана категория и изберете категорията. Подгрупите също я използват, освен ако нямат своя.
3. Натиснете Запис, а след това Запис в прозореца на процесора. Съответствието се пази само когато процесорът бъде записан.

Използвана категория показва категорията, която всяка група получава, включително тази по подразбиране и наследените от родителската група. Ако хотелската система не отговаря, прозорецът не се отваря и програмата показва „Счетоводните категории не могат да бъдат свалени от хотелската система!“.

Прехвърляне на продажба към стая

1. Запишете продажбата и в прозореца Плащане изберете типа на плащане за стаи. Натиснете ОК.
2. Отваря се прозорецът Прехвърляне на плащане към хотелска резервация с „Обработка на плащане за сума„.
3. За да търсите по друго, натиснете бутона вляво от полето за търсене, например Стая:, и изберете Търсене по стая, Търсене по гост, Търсене по ключ, Търсене по компания или Търсене по събитие. Прозорецът предлага само търсенията на вашата хотелска система и помни последното.
4. Въведете номера на стаята, името или ключа и натиснете Търсене. Карта, прочетена с четеца на карти, или баркод от скенера търси веднага.
5. Под „Моля, изберете резервация“ щракнете резервацията. Прозорецът се затваря и продажбата се записва.

Всяка резервация показва стаята, госта, събитието или компанията. Резервация с червен надпис „Блокирана за трансфери“ не може да бъде избрана. Кредитен лимит, по-малък от сумата, се показва в червено и такава резервация също не може да бъде избрана. „Няма намерени резервации!“ означава, че нищо не съвпада. Отказ връща към прозореца Плащане без плащане.

Програмата изпраща продажбата на хотелската система, докато я записва. Касовата бележка показва стаята и госта или събитието, или компанията. След това се печатат копията от Копия на бележки: със заглавие „ПРЕХВЪРЛЯНЕ КЪМ СТАЯ“ и ред „Подпис на гост:“.

За локализация България – СУПТО копието е със заглавие „Информация за предоставени допълнителни стоки/услуги към хотелско настаняване“, с УНП на продажбата и текста „ПО ТОЗИ ДОКУМЕНТ НЕ СЕ ДЪЛЖИ ПЛАЩАНЕ“. Ако принтерът не поддържа уголемен шрифт или продажбата няма УНП, плащането завършва с грешка и продажбата не се записва.

Към хотелската система отиват само плащанията на продажби. Връщанията и плащанията на други документи се записват както обикновено. Без Pro лиценз програмата показва веднъж „Модулът за хотелска връзка изисква Pro лиценз! За да използвате модула, моля, закупете лиценз.“ и записва плащането като обикновено, без хотелската система.

Отстраняване на проблеми

Проблем	Решение
„Плащането беше анулирано или неуспешно. Моля, опитайте отново.“ след избора на резервация	Хотелската система не прие таксуването и продажбата не е записана. Проверете връзката и резервацията в хотелската система и запишете продажбата отново.
„Няма намерени резервации!“ за гост, който е в хотела	Проверете вида на търсенето и изписването. За IncoPOS вътрешни резервации резервацията трябва да е Настанен днес. Хотелска система, която не отговаря, също не връща нищо; проверете адреса и данните за достъп.
„Услугите не могат да бъдат свалени от хотелската система!“ или „Счетоводните категории не могат да бъдат свалени от хотелската система!“	Първо въведете данните за достъп. Прозорците четат списъците с данните, въведени в прозореца на процесора, преди той да е записан.
„Моля, конфигурирайте съответствието на стоковите групи към шаблоните за таксуване!“ или „Моля, конфигурирайте съответствието на стоковите групи към счетоводните категории“	Отворете прозореца за съответствие и изберете Категория по подразбиране:.
„Конфигурацията на хотелската система не може да бъде прочетена!“	Clock PMS+ или Mews не отговори с въведените данни. Проверете адреса, потребителя и ключовете или токена.
Не се печатат копия за госта	Задайте Копия на бележки: над 0 и изберете Печат на клиентски поръчки за устройство в Устройства.

Често задавани въпроси

Премахва ли анулирането на продажбата таксуването от хотелската система?

Не, освен при IncoPOS вътрешни резервации. Clock PMS+, Creato Solutions, Fidelio / Opera, Mews и Protel запазват таксуването; коригирайте го в хотелската система.

Може ли продажба да се плати частично към стаята и частично в брой?

Да. Разделете плащането в прозореца Плащане. Към търсенето на резервация отива само сумата на типа за стаи и прозорецът показва тази сума.

Свързани страници

• Процесори на разплащания
• Добавяне, редакция и изтриване на процесори на разплащания
• Типове плащания
• Продажба
• Сензорен Екран
• Редакция на отчети за край на деня
• Устройства