„Връзка с банки“ е услуга в IncoCloud, която изтегля преводите по банковите Ви сметки и ги показва в IncoPOS. Можете да свържете всеки получен превод с продажбата или фактурата, която той плаща, или да оставите IncoCloud да запише плащането автоматично, когато съответствието е сигурно.
Бърз старт
Стъпка 1: Активирайте услугата
- Влезте в IncoCloud като собственик или мениджър на групата бази данни.
- Отворете Групи бази данни → Вашата група → Услуги.
- Намерете Връзка с банки, натиснете Разреши и потвърдете.
- Натиснете връзката Връзка с банки, за да отворите настройките на услугата.
Стъпка 2: Свържете банката си
На страницата Връзка с банки натиснете Добавяне на банка. Полето Връзка: предлага следните връзки:
- Iris Solutions (Bulgaria, Romania, Greece, Croatia) – свързва се с повечето банки в тези държави чрез лицензирания доставчик на отворено банкиране Iris Solutions. Давате съгласието си в собственото си онлайн банкиране.
- Bank of Georgia и TBC Bank (Georgia) – свързват се директно с ключове, които банката издава на Вашата фирма.
- Демо банка – измислени преводи за изпробване на услугата без банка. Вижте Изпробване на услугата с Демо банка.
Свързване на банка чрез Iris Solutions:
- Изберете Iris Solutions (Bulgaria, Romania, Greece, Croatia) в Връзка: и държавата си в Страна:.
- Въведете ЕИК на фирмата в Регистрационен номер на компанията:. Когато напуснете полето, IncoCloud регистрира фирмата в Iris Solutions и зарежда списъка с банки. Ако полето вече е попълнено, натиснете бутона за опресняване до Банка:, за да заредите списъка.
- Изберете банката си в Банка:. Някои банки искат и Потребителско име за онлайн банкиране: или IBAN: на сметката. Попълнете ги, когато се покажат.
- Натиснете Свързване. Пренасочвате се към онлайн банкирането на банката. Влезте, изберете сметките, които споделяте, и потвърдете съгласието.
- Банката Ви връща в IncoCloud. Връзката показва статус Оторизиран и споделените сметки.
⚠️ Важно: Регистрационният номер на компанията не може да се промени, след като фирмата е регистрирана. Ако сте въвели грешен номер, натиснете Премахване на тази връзка и добавете банката отново. Банката и държавата не могат да се променят, след като натиснете Свързване.
Свързване на Bank of Georgia или TBC Bank:
- Вземете Client ID и Client secret от бизнес онлайн банкирането на банката.
- Изберете банката в Връзка: и въведете ключовете в Client ID: и Client secret:.
- Под Сметки въведете номера на сметката, валутата и етикет по желание и натиснете Добавяне на сметка. Повторете за всяка сметка, която искате да изтегляте.
- Натиснете Запис. IncoCloud проверява ключовете и всяка сметка в банката. Ако банката не ги приеме, съобщение за грешка показва какво не е наред.
Стъпка 3: Изберете какво да се изтегля
Получените преводи се изтеглят винаги. За да изтегляте и изпратените, отметнете Изтегляне и на изпратените преводи под Изтеглени преводи. Изпратените преводи се изтеглят само от този момент нататък, не по-ранните.
Стъпка 4: Включете автоматичното свързване (по желание)
Под Автоматично свързване отметнете Автоматично свързване на съответстващите преводи и изберете потребителя и типа плащане, с които да се записват плащанията. Вижте Автоматично свързване.
Стъпка 5: Работете с преводите в IncoPOS
Преводите се появяват в IncoPOS след първото четене от банката. Отворете Редакция → Плащания → Плащания… и натиснете Банкови преводи, за да ги видите до неплатените документи. Вижте Работа с преводите в IncoPOS.
Как работи
- IncoCloud чете сметките Ви от банката три пъти дневно – в 8:30, 12:30 и 16:30 (час на сървъра на IncoCloud). Първото четене изтегля до 90 дни назад. Всяко следващо започва 3 дни преди последния получен превод, за да не се пропуснат закъснели осчетоводявания.
- Преводите между Вашите свързани сметки и преводите от и към пропуснати сметки не се записват.
- Всяка база данни на IncoPOS в групата вижда преводите на всички свързани сметки. IncoPOS сравнява всеки превод с неплатените документи и отбелязва съответствията.
- Когато платите документ с превод, IncoPOS записва плащането и съобщава на IncoCloud, че преводът е свързан. Преводът показва колко от сумата му остава свободна.
- При включено автоматично свързване IncoCloud сам записва плащането след всяко четене, когато съответствието е сигурно. Плащането достига IncoPOS със следващата синхронизация.
Как се намира съответствие
IncoPOS търси следните признаци във всеки превод:
| Съответствие по | Какво се сравнява |
|---|---|
| IBAN | IBAN на наредителя с Банкова сметка: на партньора. Един партньор може да има няколко IBAN. |
| ЕИК | Данъчният номер на наредителя с ЕИК на партньора. Подават го само банките, които го изпращат (Bank of Georgia, TBC Bank). |
| Номер на документ | Числата в Основание на превода с номера на операцията и номерата на фактурите на документа. |
| Име на партньор | Името на наредителя с името на партньора – изцяло или Име на партньора (частично). |
| Сума | Сумата на превода с дължимата сума. Сума (преобразувана) се използва за превод в друга валута, а Сума (комбинирана) – когато един превод плаща няколко документа на един и същ партньор или фактура. |
- Сигурно съответствие (в удебелен зелен цвят): партньорът или документът е намерен по IBAN, ЕИК, пълно име или номер на документ и сумата съвпада.
- Възможно съвпадение (в оранжев цвят): партньорът или документът е намерен или името съвпада частично, но сумата не съвпада.
- Само еднаква сума не е съответствие.
Когато няколко превода съответстват на едни и същи документи, първо се плаща най-старият дължим документ.
Автоматично свързване
При отметнато Автоматично свързване на съответстващите преводи IncoCloud свързва получения превод с ново плащане след всяко четене, когато IncoPOS би го показал като сигурно съответствие: партньорът е намерен по банковата си сметка, ЕИК или име, или документът по номера си, а сумата е точно дължимата. Преводът не се свързва автоматично, когато:
- съответствието е само възможно, а не сигурно;
- сигурните съответствия сочат към повече от един партньор;
- основанието на превода посочва друг документ на партньора;
- преводът е по-стар от Свързване на преводи, не по-стари от (дни);
- документът вече има плащане, което чака синхронизация;
- преводът е от Демо банката.
Тези преводи остават, за да ги свържете сами в IncoPOS. Всеки превод се свързва автоматично само веднъж. Ако премахнете връзката, IncoCloud не го свързва отново. Свързаните преводи получават статус Свързан автоматично.
При отметнато Изпращане на имейл при получаване на нови преводи IncoCloud изпраща един имейл след всяко четене, което носи нови получени преводи. Той съдържа автоматично свързаните преводи (партньор, документ, съответствие по, сума) и броя на новите преводи, които не са свързани.
Ръчно четене и ограничения на банките
Можете да поискате четене по всяко време с Изтегляне сега на страницата на връзката или Опресняване в IncoPOS. Банките ограничават колко често могат да се четат сметките:
- Iris Solutions: до 4 ръчни четения дневно, през поне 30 минути. Повечето банки позволяват и само 4 четения дневно на сметка, включително планираните, затова графикът оставя едно ръчно четене за деня.
- Bank of Georgia и TBC Bank: до 20 ръчни четения дневно, през поне 5 минути.
- Демо банка: както при Bank of Georgia и TBC Bank.
Когато не остават четения, IncoPOS и IncoCloud показват Следващо извличане е възможно на с часа.
Настройки
Страница „Връзка с банки“
| Настройка | Какво прави |
|---|---|
| Списък с връзки | Всяка свързана банка с доставчик, статус, брой отчетени сметки, Съгласието е валидно до: (Iris Solutions) и Последно извличане:. Натиснете банката, за да отворите страницата ѝ Банкова връзка. |
| Добавяне на банка | Започва нова банкова връзка. |
| Изтегляне и на изпратените преводи | Изтегля и изходящите преводи, от този момент нататък. Изпратените преводи могат да показват заплати. Изберете кой ги вижда в IncoPOS с правото Преглед на банкови преводи. |
| Автоматично свързване на съответстващите преводи | Включва или изключва автоматичното свързване. |
| Свързване на преводи, не по-стари от (дни) | Автоматично се свързват само преводи, осчетоводени в рамките на толкова дни. От 1 до 180, по подразбиране 90. |
| Записване на плащанията като потребител | Потребителят на IncoPOS, с който се записват автоматичните плащания. |
| Тип плащане | Типът плащане на автоматичните плащания. Предлагат се само типове плащане от вид банков превод. Ако няма такъв, добавете го в IncoPOS (Редакция → Плащания → Типове плащания…). |
| Изпращане на имейл при получаване на нови преводи | Изпраща имейл след всяко четене, което носи нови получени преводи. |
| Изпращане до | Имейл адресите, разделени със запетаи. Предлага се имейлът на собственика на групата. |
| Пропуснати сметки | Преводите от и към тези IBAN не се изтеглят. Въведете IBAN и натиснете Добавяне. Използвайте го за лични или вътрешни сметки. |
| Скриване на преводите от… | Показва наредителите на преводите от последните 30 дни. Скриване добавя IBAN на наредителя към пропуснатите сметки. |
Страница „Банкова връзка“
| Настройка | Какво прави |
|---|---|
| Статус: | Оторизиран – работи. В очакване на банката – съгласието още не е потвърдено. Съгласието е изтекло – упълномощете повторно. Грешка – вижте Грешка: под него. |
| Съгласието е валидно до: | Датата, на която изтича съгласието Ви с банката (само Iris Solutions). От 30 дни преди тази дата се показва бутонът Повторно упълномощаване. |
| Последно извличане: | Часът на последното успешно четене. |
| Сметки | Сметките на връзката с валута и име на банковата сметка. Въведете кратък Етикет, за да различавате сметките си в IncoPOS. |
| Повторно упълномощаване | Иска от банката ново съгласие за същата банка. |
| Изтегляне сега | Чете сметките веднага, в рамките на ограниченията на банката. |
| Запис | Записва етикетите. За Bank of Georgia и TBC Bank също проверява и записва ключовете и сметките. Оставете Client secret: празно, за да запазите текущата тайна. |
| Премахване | Премахва връзката и изтрива преводите ѝ. Съгласието чрез Iris Solutions се освобождава. Вече записаните плащания остават. |
Работа с преводите в IncoPOS
„Връзка с банки“ работи в настолната версия на IncoPOS. Базата данни трябва да се синхронизира с групата в IncoCloud, в която услугата е активирана.
Плащане на документи в прозореца „Плащания“
- Отворете Редакция → Плащания → Плащания… и натиснете Банкови преводи. Панелът показва преводите до плащанията и се отваря така всеки път, докато не го затворите.
- Изберете превод. Съответстващите неплатени документи се оцветяват (зелено за сигурно, оранжево за възможно съответствие) и най-доброто съответствие се избира. Панелът показва Съответствие по или Възможно съвпадение по с намерените признаци.
- Проверете избраните документи и при нужда променете избора.
- Натиснете → Плащане на избрани. IncoPOS плаща документите до свободната сума на превода и записва плащанията с превода.
- Ако партньорът още няма IBAN или ЕИК на наредителя, IncoPOS предлага да ги запомни, за да се намери следващият превод от същата сметка по IBAN.
Използвайте Филтър, Статус:, Сметка: (при повече от една сметка) и Дата: (по подразбиране 90 дни), за да намерите превод. Опресняване иска от IncoCloud да прочете банката веднага.
Списъкът „Банкови преводи“
Редакция → Плащания → Банкови преводи… показва всички преводи с Дата, Партньор, IBAN, Основание, Сума, Свързан, Остава и Статус. Преводът има един от следните статуси:
- Несвързано – никое плащане не го използва.
- Частично свързан – плащания използват част от сумата.
- Свързан – плащания използват цялата сума.
- Свързан автоматично – IncoCloud е записал плащането.
- Уреден – отбелязан ръчно като приключен, без плащания в IncoPOS (например възстановена сума или превод, записан другаде).
Свързване с плащания отваря прозореца „Плащания“ с панела Банкови преводи. Редакция отваря превода, където можете:
- да зададете статус Уреден или да го върнете на Несвързано, когато никое плащане не използва превода;
- под Свързани плащания: да свържете съществуващи платени плащания с превода чрез Свързване на плащане или да премахнете връзката чрез Премахване на връзката с плащане. Самото плащане остава.
Плащане с превод при приключване на продажба
- Отворете Редакция → Плащания → Процесори на разплащания… на работното място и добавете процесор с Тип на процесора: Bank Transfer (IncoCloud Bank Connector).
- В Тип на плащане: изберете типа плащане за банков превод и отметнете Разрешен.
- Когато документ се плаща с този тип плащане, IncoPOS отваря банковите преводи и Вие избирате превода, който го плаща. Плащането взима свободната сума на превода, до дължимата сума.
Потребителски права
| Право | По подразбиране |
|---|---|
| Банкови преводи… (меню) | Забранено за операторите. |
| Банкови преводи… → Редакция | Забранено за операторите. |
| Преглед на банкови преводи → Входящи преводи | Разрешено за всички потребители. |
| Преглед на банкови преводи → Изходящи преводи | Забранено за операторите и мениджърите. |
Изпробване на услугата с Демо банка
Демо банката предоставя измислени преводи, за да изпробвате „Връзка с банки“ или да я покажете на други, без да свързвате истинска банка.
- На страницата Връзка с банки натиснете Добавяне на банка.
- Изберете Демо банка в Връзка: и натиснете Запис.
- IncoCloud създава една демо сметка в основната Ви валута и я прочита веднага. Групата може да има само една връзка с Демо банка.
Какво предоставя Демо банката:
- Преводи за последните 90 дни: от 2 до 4 в работни дни и до 1 в почивни дни. Нови преводи пристигат през деня. Изтегленият превод никога не се променя.
- Около 1 от 5 превода е изпратен. Изпратените преводи се изтеглят само при отметнато Изтегляне и на изпратените преводи.
- Повечето наредители са измислени фирми (например SAMPLE TRADE LTD) с IBAN, които съдържат DEMO.
- През последните 7 дни много от получените преводи плащат истински неплатени документи на Вашите партньори, за да видите сигурни и възможни съответствия. Повечето посочват документа и го плащат изцяло, някои посочват само партньора или плащат половината. Всеки документ се плаща от най-много един демо превод.
- Преводите ѝ никога не се свързват автоматично и не се включват в имейла.
Цена
- Услугата използва един облачен кредит. Той включва всички сметки в Bank of Georgia и TBC Bank и първата сметка, свързана чрез Iris Solutions.
- Всяка допълнителна сметка, свързана чрез Iris Solutions, използва още 1 облачен кредит.
- Сметките в Демо банката не използват облачни кредити. Ако е свързана само Демо банката, услугата е безплатна.
Отстраняване на проблеми
| Проблем | Решение |
|---|---|
| IncoPOS показва Услугата „Връзка с банки“ не е активирана. Активирайте я в управление на IncoCloud. | Активирайте услугата в Услуги на групата, с която се синхронизира базата данни. |
| IncoPOS показва Услугата „Връзка с банки“ все още няма отчетени банкови сметки. | Свържете банка и завършете съгласието, докато статусът стане Оторизиран. |
| Няма достатъчно облачни кредити за да може услугата „Връзка с банки“ да отчита всичките ви банкови сметки. | Купете още облачни кредити или премахнете сметките, които не Ви трябват. |
| Банковата оторизация е изтекла. или статус Съгласието е изтекло | Отворете връзката и натиснете Повторно упълномощаване. |
| Упълномощаването не е завършено. | Съгласието в онлайн банкирането не е завършено. Натиснете Свързване отново или Премахване на връзката и добавете банката наново. |
| Банката не прие тези ключове. | Проверете Client ID и Client secret в бизнес онлайн банкирането на банката. |
| Тези сметки не бяха намерени в банката: … | Проверете номера и валутата на всяка изброена сметка. |
| Следващо извличане е възможно на … | Ограничението на банката е изчерпано. Изчакайте показания час или следващото планирано четене. |
| Преводът не се свързва с документа си | Добавете IBAN на наредителя в Банкова сметка: на партньора (или потвърдете, когато IncoPOS предложи да го запомни) и помолете клиентите да пишат номера на фактурата в основанието на превода. |
| Преводът е свързан автоматично с грешен документ | Отворете го в Редакция → Плащания → Банкови преводи…, натиснете Премахване на връзката с плащане, коригирайте или изтрийте плащането и свържете превода ръчно. |
| Изпратените преводи не се виждат в IncoPOS | Отметнете Изтегляне и на изпратените преводи и разрешете Изходящи преводи в потребителските права. По-ранните изпратени преводи не се изтеглят. |
Добри практики
- Пазете IBAN на редовните си клиенти в данните на партньора. IBAN е най-силният признак за съответствие.
- Отпечатвайте IBAN и номера на фактурата във фактурите си и молете клиентите да използват номера на фактурата като основание на превода.
- Добавете личните и вътрешните сметки в Пропуснати сметки, за да не се изтеглят преводите им.
- Използвайте отделен тип плащане и потребител за автоматичното свързване, за да откривате лесно автоматичните плащания в справките.
- Упълномощавайте повторно преди съгласието да изтече. Бутонът Повторно упълномощаване се показва 30 дни преди датата.
Поддръжка и ресурси
- Услуги на IncoCloud: Документация на IncoCloud
- Поддръжка: support@incopos.com
- Обща поддръжка: office@incopos.com
- Телефон: +359 878 223 860
Често задавани въпроси
Кои банки се поддържат?
Чрез Iris Solutions – повечето банки в България, Румъния, Гърция и Хърватия. Списъкът Банка: показва наличните банки за Вашата държава. В Грузия Bank of Georgia и TBC Bank се свързват директно.
Може ли IncoCloud да прави плащания от сметката ми?
Не. „Връзка с банки“ само чете преводите по сметките Ви. Не може да изпраща пари.
Колко назад се изтеглят преводите?
До 90 дни при първото четене. Изпратените преводи се изтеглят само от момента, в който ги включите.
Колко често се обновяват преводите?
Три пъти дневно – в 8:30, 12:30 и 16:30 (час на сървъра на IncoCloud). Можете да ги прочетете и при нужда с Изтегляне сега или Опресняване, в рамките на ограниченията на банката.
Колко дълго е валидно съгласието с банката?
Срокът се определя от банката, обикновено от 90 до 180 дни. Датата се вижда в Съгласието е валидно до:. След нея натиснете Повторно упълномощаване.
Мога ли да свържа няколко банки или сметки?
Да. Добавете всяка банка с Добавяне на банка. Всички свързани сметки се виждат във всяка база данни на IncoPOS в групата.
Променя ли автоматичното свързване съществуващи плащания?
Не. То само създава нови плащания за документи, които още не са платени, и никога не свързва един превод два пъти.
Мога ли да изпробвам „Връзка с банки“, без да свързвам банката си?
Да. Свържете Демо банката, която предоставя измислени преводи. Вижте Изпробване на услугата с Демо банка.
Мога ли да използвам „Връзка с банки“ на Android?
Не. Преводите се показват и свързват в настолната версия на IncoPOS. Автоматичното свързване плаща и документи, създадени на Android, защото работи в IncoCloud.