Проформа фактурата е документ от типа на продажбата, който издавате на клиент преди самата продажба. В нея се определят стоките, количествата, цените, отстъпките и ДДС, които предлагате. Проформа фактурата не променя наличностите в склада и не създава плащания, приходи или разходи. Можете да я отпечатате, да я редактирате по-късно и да я трансформирате в продажба или в друга операция.
Необходим е лиценз. Операцията Проформа фактура е част от платения модул за допълнителни операции (лиценз Basic или по-добър). Без лиценз прозорецът се отваря с предупреждение, но записът е блокиран със съобщението „Това е безплатна версия на операция Проформа фактура! За да запишете операцията, моля, закупете лиценз.“
Отваряне на прозореца Проформа фактура
Изберете Операции → Мениджмънт → Проформа фактура или натиснете Shift+F8. Ако потребителят ви няма права за тази точка от менюто, програмата показва „Не е разрешено отварянето на екрана за проформа фактура!“.
Попълване на заглавната част
Във всяко поле въведете име или код и натиснете Enter или отворете списъка с F4, двойно щракване в полето или бутона ….
| Поле | Какво се въвежда |
|---|---|
| Партньор | Клиентът, на когото се издава проформа фактурата. Продажните цени следват ценовата група на партньора. Ако партньорът е освободен от ДДС, документът също става без ДДС. |
| Обект | Обектът, който издава документа. Ценовата му група също може да влияе на цените. Наличностите в обекта не се променят. |
| Потребител | Потребителят, който отговаря за документа. Попълва се влезлият потребител. Промяната му изисква правото Редакция на потребител (в Операции), което операторите по подразбиране нямат. |
| Дата | Датата на документа. Попълва се днешната дата. Натиснете F4 или щракнете двукратно, за да изберете дата от календара. Промяната ѝ изисква правото Редакция на дата (в Операции), което операторите по подразбиране нямат. |
Добавяне на стоки
- В колоната Стока въведете името, кода или баркода на стоката и натиснете Enter. За избор от списък натиснете F4 или щракнете двукратно в клетката. В списъка можете да изберете няколко стоки с Ctrl+щракване или с Shift и стрелките.
- В колоната Кол. въведете количеството и натиснете Enter.
- В колоната Прод. цена проверете или променете цената и натиснете Enter. Сума се изчислява автоматично и се отваря нов ред.
- Повторете за всяка стока. За да изтриете текущия ред, натиснете Ctrl+Delete.
Количеството не се проверява спрямо наличността, така че можете да предлагате и стоки, които в момента липсват. Проформа фактурите не работят с партиди: в тях няма колони за партида, сериен номер, срок на годност, дата на производство и местоположение на партида.
| Колона | Значение |
|---|---|
| Стока, Мярка | Стоката и мерната ѝ единица. |
| Кол. | Предлаганото количество. |
| Прод. цена | Цената за клиента. Попълва се от цената на стоката за ценовата група на партньора. |
| Отстъпка %, Отстъпка стойност | Отстъпка за реда. Показват се само когато в Други → Настройки… → Операции е включено Разрешени процентни отстъпки или Разрешени отстъпки по стойност. |
| ДДС % | ДДС ставката на реда. Показва се само когато в настройките е включено Включване на ДДС-ставка. |
| Сума | Количество × цена след отстъпката. |
Сборовете Сума:, ДДС: и Общо: се виждат горе вдясно. Ако махнете отметката до ДДС:, след потвърждение целият документ става без ДДС.
Бутони
| Бутон | Какво прави |
|---|---|
| Запис (F9) | Записва проформа фактурата (вижте Запис и печат). |
| Изчистване | Менюто му съдържа Изтриване на текущия ред и Изтриване на всички редове. |
| Затвори | Затваря прозореца. Ако има незаписани редове, програмата пита „Изход без запис на проформа фактура?“. |
| Добавяне на отстъпка (Ctrl+Shift+D) | Прилага процентна отстъпка или отстъпка по стойност за целия документ и я разпределя по редовете. Показва се само когато в настройките са разрешени процентни отстъпки или отстъпки по стойност. |
| Добавяне на ДДС / Изваждане на ДДС | Преизчислява всички въведени цени. Когато програмата работи с цени с включено ДДС, бутонът е Добавяне на ДДС: използвайте го, ако сте въвели цени без ДДС. Когато работи с цени без ДДС, бутонът е Изваждане на ДДС: използвайте го, ако сте въвели цени с ДДС. След щракване бутонът сменя действието си с обратното, така че можете да върнете промяната. |
| Импорт | Зарежда редовете със стоки от файл. Показва се само когато има налични модули за импорт. Първо попълнете заглавната част. |
| Действия | Допълнителни действия с документа, например Запазване и трансформиране (вижте Трансформиране на проформа фактурата). |
| Забележка, Допълнителни свойства | Добавят забележка или допълнителни свойства към проформа фактурата. |
Импорт на редове
Натиснете Импорт, изберете вида на импорта (например формат CSV, XML данни или Импорт от IncoCloud), посочете файла в Импорт от: и натиснете Импорт. Файлът трябва да съдържа стоките и техните параметри за документа.
Запис и печат
- Натиснете F9 или бутона Запис. Програмата пита „Желаете ли запис на операцията?“.
- Натиснете ОК, за да запишете. Натиснете Запис на чернова, ако искате да запазите документа като чернова (вижте по-долу).
- Ако печатът е наличен, програмата пита „Желаете ли да отпечатате проформа фактура?“. Натиснете Да, за да отворите прегледа за печат. Отметнете Запомни избора и не ме питай повече., за да не ви пита отново. Въпросът зависи от Печат на документи: в Други → Настройки… → Отпечатване (С въпрос, Винаги, Никога или Питане според типа на документа).
След записа прозорецът се изчиства за следващата проформа фактура.
Чернови
Черновата пази недовършена проформа фактура, за да я довършите по-късно; номер на документа се дава едва при записа. Бутонът Запис на чернова се появява при запис на нов документ и при затваряне на прозорец с незаписани редове. Черновите се виждат в Справки → Чернови…; изберете черновата там и използвайте Действия → Редакция, за да продължите. Прозорецът тогава се казва „Редакция на чернова на проформа фактура“. Записът ѝ с ОК я превръща в обикновена проформа фактура.
Трансформиране на проформа фактурата
Трансформацията създава нов документ, например Продажба, от редовете на проформа фактурата. Самата проформа фактура не се променя, освен ако не изберете да я анулирате.
- Нова проформа фактура: натиснете Действия → Запазване и трансформиране и потвърдете „Желаете ли да запазите и трансформирате операцията?“. Първо се записва проформа фактурата.
- Записани проформа фактури: използвайте Операции → Трансформация на документи… (Ctrl+T) или изберете един или няколко документа в прозореца Проформа фактура – избор на документ и натиснете Действия → Трансформиране на избраните документи. Няколко избрани проформа фактури се обединяват в един нов документ.
В прозореца Трансформация – избор на дестинация изберете типа на операцията и натиснете ОК. За записан документ можете да отметнете и Анулиране на документа източник, Използване на датата от документа източник и Използване на цени от документа източник. Новата операция се отваря с попълнените стоки; проверете я и я запишете там. Подробности има в Трансформация на документи.
Решаване на проблеми
| Проблем | Решение |
|---|---|
| „Това е безплатна версия на операция Проформа фактура! За да запишете операцията, моля, закупете лиценз.“ | Активирайте лиценз за IncoPOS. Безплатната версия не може да записва проформа фактури. |
| „Не е разрешено отварянето на екрана за проформа фактура!“ | Помолете администратор да разреши Проформа фактура за вашия потребител в Редакция → Администриране → Права за достъп…. |
| Няма бутон Добавяне на отстъпка или колона за отстъпка. | Включете Разрешени процентни отстъпки или Разрешени отстъпки по стойност в Други → Настройки… → Операции. |
| Няма бутон Импорт. | На този компютър няма налични модули за импорт. |
| „Нямате валидни редове в проформа фактурата!“ | Добавете поне една стока с количество, по-голямо от нула. |
Често задавани въпроси
Променя ли проформа фактурата наличностите?
Не. Наличностите в склада не се променят и не се записва плащане.
Мога ли да издам проформа фактура за стоки, които няма в наличност?
Да. Наличността не се проверява.
Как да превърна проформа фактурата в продажба?
Трансформирайте я в Продажба с Действия → Запазване и трансформиране или с Операции → Трансформация на документи….